Content on this page requires a newer version of Adobe Flash Player.

Get Adobe Flash player

bareed shabab1
megazine
report

wafa01

download1
homepage banner
الصفحة الرئيسية الإدارات إدارة التخطيط والتطوير

إدارة التخطيط والتطوير


السبت, 01 أكتوير 2011
AddThis Social Bookmark Button

(لمحة تعريفية)


إدارة التخطيط والتطوير هي إحدى إدارات الأمانة العامة المرتبطة في الهيكل الإداري بالأمين العام المساعد للتخطيط والتنمية. وقد أنشئت هذه الإدارة بهدف التخطيط لتطوير إدارات الندوة وبرامجها لرفع مستوى أدائها.

وقد حددت لائحة الوصف الوظيفي مهام الإدارة في الآتي:

  1. إعداد الخطة السنوية للإدارة ورفعها للأمين العام المساعد للتخطيط والتنمية لاعتمادها.

  2. إعداد الخطة العامة للندوة بالتنسيق مع إدارات الندوة المختلفة ورفعها للأمين العام المساعد للتخطيط والتنمية.

  3. متابعة تنفيذ الخطط بعد اعتمادها، وإعداد تقارير المتابعة ورفعها للأمين العام المساعد للتخطيط والتنمية.

  4. إعداد التقرير السنوي لإنجازات الندوة بالتنسيق مع إدارة الإعلام والعلاقات العامة.

  5. تقدير احتياجات الندوة من القوى العاملة بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المختلفة.

  6. الإشراف على الدراسات الرامية لتطوير النظام الإداري بالندوة.

  7. الإشراف على البرامج التدريبية لرفع كفاءة العاملين في الندوة.

  8. القيام بأية مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

وتتشكل إدارة التخطيط والتطوير من ثلاثة أقسام أساسية، هي:

قسم التخطيط والمتابعة:
وهو المسؤول عن وضع الخطط اللازمة للارتقاء بالعمل ومتابعة تنفيذها.

وقد حددت لائحة الوصف الوظيفي مهامه الرئيسة في الآتي:تقديم تصورات لخطط طويلة الأمد وفقًا لأهداف الندوة ومناشطها.

  1. اقتراح الخطة الدورية لمناشط الندوة خلال الدورة (مدتها أربعة أعوام) لإجازتها من الجمعية العمومية.

  2. توزيع مناشط الخطة الدورية للندوة على الأعوام بعد اعتمادها.

  3. إعداد الخطط التفصيلية السنوية للمكاتب الإدارية واللجان في إطار الخطة العامة.

  4. إعداد الخطط السنوية للقسم ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.

  5. متابعة إنجاز المكاتب والإدارات والأقسام واللجان بناءً على الخطط والتقارير وإعداد تقارير دورية عنها.

  6. متابعة الخطط الدورية للندوة.

  7. طلب تقارير دورية عن سير الوحدات الإدارية.

قسم التطوير والتدريب:
ويهدف هذا القسم إلى التخطيط والعمل على تأهيل وتطوير قدرات العاملين بالندوة لمواكبة التطور المتسارع في بيئة العمل الحديثة.

وقد حددت لائحة الوصف الوظيفي أبرز مهام هذا القسم فيما يأتي:إعداد الخطط السنوية للقسم ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.

  1. اقتراح البرامج التدريبية المناسبة للعاملين في الندوة بناءً على الاحتياجات المتجددة.

  2. الاتصال بالجهات ذات العلاقة بالتدريب والتطوير وتوثيق العلاقة بها والاستفادة من برامجها.

  3. التنسيق مع المكاتب والوحدات الإدارية لتنفيذ البرامج التدريبية اللازمة.

  4. تقويم أساليب العمل في الندوة وتطويرها.

  5. وضع تصور للاحتياجات المالية والقوى العاملة لمناشط الندوة سنويًا.

  6. اقتراح برامج ومناشط جديدة وفقًا لأهداف الندوة ودراسة ما يقدم منها.

  7. دراسة هياكل الندوة وأطر العمل فيها وتقويمها ورفع ذلك للإدارة.

  8. دراسة حاجات المكاتب والإدارات من البرامج التدريبية وتكاليفها ومتابعة اعتمادها وتنفيذها.

  9. إعداد قاعدة بيانات بالجهات والمراكز الاستشارية المتخصصة في التدريب والتطوير ومجالات اختصاصها.

  10. تحديد جوانب القصور في عمل المكاتب والوحدات المختلفة واقتراح الحلول المناسبة لذلك.

قسم الإحصاء والتقارير
المهام الرئيسة لقسم الإحصاء والتقارير هي جمع البيانات عن أنشطة الندوة المختلفة وإدخالها ومعالجتها وتصنيفها وفرزها لتكون جاهزة للعرض والتصنيف حسب الحاجة (الأنشطة حسب الدولة أو المنشط أو القارة أو المكتب..مثلاً) ومن ثم حفظها في قاعدة بيانات بالقسم لاستخدامها في إعداد تقارير دورية أو حسب الطلب.

ومن ضمن مهام القسم التي حددتها لائحة الوصف الوظيفي:تحرير ومتابعة خطابات طلب التقارير من المكاتب الرئيسة والأقسام.

  1. إعداد التقرير السنوي والملخص التنفيذي لمناشطة وإنجازات الندوة خلال عام.

  2. إعداد وإصدار التقرير نصف السنوي للأمانة العامة.

  3. متابعة طباعة التقرير في المطابع.

  4. الإشراف على آلية توزيع التقرير السنوي.

  5. عمل تقارير للمجلس التنسيقي.

  6. التنسيق مع الوحدات الإدارية في الندوة لتحديد احتياجاتها من خدمات المعلومات والعمل على تلبيتها.

  7. عمل مقارنات لأنشطة الندوة خلال عدة سنوات.

ومن أهم التقارير التي يقوم القسم بإصدارها:

  1. تقرير الأنشطة السنوي (وقل اعملوا) الذي يعكس إنجازات الندوة في جميع أنحاء العالم.

  2. تقرير متابعة دوري (ربع سنوي) يعنى بمقارنة الخطة العامة بما تم تنفيذه منها خلال العام.

  3. تقرير دوري عن نشاط الأمين العام والأمناء المساعدين (ربع سنوي).

  4. كما يصدر القسم تقارير حسب طلب الجهات العليا بالندوة، مثل تقرير عن نشاط الندوة في فترة زمنية محددة، مثل تقرير الدورة الذي يعرض على مجلس أمناء الندوة أثناء المؤتمر العالمي الذي يعقد في نهاية كل دورة مدتها أربع سنوات، أو التقارير نصف السنوية التي تعرض على المجلس التنسيقي، أو تقارير تعرض الأنشطة المتعلقة بواقع جغرافي معين (مثل أنشطة الندوة داخل المملكة العربية السعودية أو في إفريقيا.. مثلاً).

© 2014 الندوة العالمية للشباب الإسلامي. جميع الحقوق محفوظة.